3 Common Profit Leaks That Cost Chiropractors Thousands of Dollars



water is coming out of a bucket with holes

3 Common Profit Leaks That Cost  Chiropractors Thousands of Dollars

While some chiropractors need to get more patients in the door to grow, most established  practices can find significantly increased profits by focusing on firming up their systems and  preventing revenue leaks.   In fact, most chiropractic practices have an average of 25­-35% profit  leak without ever knowing or doing anything about it.
In the doctor’s defense, there is a lot to manage. There’s providing patient care and building  those relationships, monitoring staff, taking care of SOAP note documentation, making sure the  business is compliant, marketing the practice, accounting, running all day to day operations,  and at least a dozen other details that require daily attention.
Without solid procedures, systems, and tools in place, everyday tasks will start to wear you  down and dry up cash flow. The sooner you identify these problem areas, the sooner you’ll be
able to identify where your business is leaking revenue. Then and only then, you’ll be able to  find solutions and improve your revenue cycle. Since we have worked with all types of  chiropractors for several years, we have identified the 3 most common profit leaks seen in a  chiropractic practice.

Many docs make the mistake of viewing the front desk primarily as their “customer service”  center. Consequently, their opinion of a successful employee at the front desk revolves around  a bubbly personality, a friendly face, and a welcoming smile. While these features are indeed  helpful to have, chiropractors also need to appreciate that the front desk isn’t just the face of  your chiropractic practice—it’s a critical data entry point to ensuring complete and accurate  collections, appointment scheduling, and a host of revenue producing activities. In that respect,  the front desk staff have unique opportunities to verify or confirm patient insurance  information, obtain important patient demographics, convey past due balances, discuss billing  options, and collect payments over the counter to produce the best possible results on your  collections and accounts receivable. Great front desk staff actually make the billing cycle  shorter, reduce A/R and help you get paid better for what you are doing by proactively  eliminating time consuming tasks that often get pushed onto the already overworked billing  department.
On the other hand, without efficient front desk processes in place, your A/R will always be  higher than it should be as staff are missing an important window to address payment issues  and prevent billing problems for your patients and your practice. To make matters worse, poor  front desk systems will not only affect your collections, they will even handicap your services as  appointments be missed and not rescheduled, care plans are ignored, and necessary services  fall through the cracks. If you don’t have an All ­Star in your front office then you had better  have an A+ billing team to cover their tracks and resolve billing issues to ensure maximum  reimbursements. A Best Practice will have both.

How dangerous can poor front desk procedures be? Some quick math can reveal the disastrous  potential. According to industry stats and surveys, the average chiropractor sees approximately  100 patients per week and is 80% insurance based. That’s 80 or so patients a week who owe  co­pays, coinsurance, deductibles and/or past ­due balances. If you take an average patient  portion of just $20 x 80 patients per week, you’ve got a yearly problem that’s potentially  costing you $80,000 or more! Even if your front desk is only “half­ bad” it could still cost you at  least $40,000 each year!

Accurate and timely claims processing and management is also essential to a chiropractic  practice’s profitability. Despite this, rejected claims are shockingly common. In fact, according  to the research from the Medical Group Management Association, the average healthcare  practice experiences between 20­-35% of their claims rejected. Worse, resubmitting a rejected  claim doesn’t just take away valuable time from your billing team’s job, it’s incredibly  expensive. Rejected claims can add an additional 20 to 30% to the cost of that claim, which  cannot be recovered even if the claim is paid. Even worse than that, 65% of chiropractic billing  teams have never rebilled a claim! So denied claims will cost you more to recover that revenue  or will never even be corrected and resubmitted… that’s comforting.
Unfortunately, as insurance payers continuously evolve their plan offerings and payment  policies, and as patients and employers continue to shop for a better bargain for their  insurance, the situation is only expected to worsen.
To add salt to the wound, delayed claims can potentially be more costly than denied claims.  After all, the rejected claim is either fixed and rebilled or written off; that is only if you have a  quality billing team working for you. Extra staff time is eventually curtailed as the final result of  that claim comes to an end. On the flip side, delayed claims can often take many “touches” by  your staff to obtain a resolution. It requires numerous phone calls and emails to the  clearinghouse, insurance carrier, and in some cases the patient. Then it requires more time to  communicate within the team to try and reach a max reimbursement resolution. And each  time, you are paying a staff member to push the claim back and forth to the insurance company  to get it paid. In some cases, the staff compensation based on the time spent exceeds the value  of the claim! That is why I recommend a billing team that is paid a percentage rate of insurance  collections. Their motivations are the same as yours… faster and higher collections!


One of the quickest ways to lose money is to lose control of your ability to monitor your billing  department performance.  And one of the easiest ways I routinely find lost revenue to improve  my billing client’s bottom line is to clean up their accounts receivable and their reporting. If you  can’t tell exactly how much money you have outstanding, along with who owes it to you, for  how long and how collectible it is, you’ve got reporting troubles that will lead to income  problems.  Getting better data in this regard leads to better procedures to collect the money  that is owed to you. In this respect,  I simply define “Mercedes Benz in a Drawer” as dollars that
could have been collected, but were not for one reason or another. Creating systems to  accelerate slow, partial or no payments—your lost revenue — is integral to a healthy practice  and healthy collections.  This is one of the most deadly revenue leaks of all in that it represents  money that you SHOULD collect (but haven’t) AND it follows a distinct time deadline: the longer  you wait to collect it, the less likely you ever will due to timely filing limits. Collect all that  money that is owed to you, metaphorically sitting in your billing drawer, and you can buy a  brand new, top of the line Mercedes Benz, ALL IN CASH!
What’s more amazing is that chiropractors will spend thousands on unproven marketing  techniques, new clinical “toys” that they hope will boost their practice, when they have a  goldmine sitting untapped and untouched in their A/R (whether they can tell it or not). For  example, finding just 3% of your lost revenue can mean tens of thousands of dollars to the  bottom line of your practice. Similarly, getting an accurate reporting of your A/R, along with  proactive procedures that help you prevent it from unnecessarily getting out of hand, can easily  become a six figure increase over time.


Finally, don’t be discouraged if your practice has one, two, or all three of these leaks.  With the  proper guidance and procedures in place, this can be fixed quite quickly.  Case in point: we  cleaned up old A/R for one of our billing clients last summer that resulted in a $75,000 boost in  approximately 8 weeks time.  That is 75K they would have never seen if they had not contacted  CloudChiro billing!  We have experienced this success with numerous clients and would like to  help you as well.
On average, CloudChiro will find about 25k ­- 100k in A/R in the first quarter for each  chiropractor we bring on board. You can do it to, if you take action. Contact us today to find  your “Mercedes Benz in a Drawer.”